极简项目管理:第三章 技巧

第三章 技巧和工具

本节是一些日常工作中可以尝试的小技巧，不局限于小团队管理，平时工作生活的时候都可以尝试。

跳出当前工作来看问题

即使明确地要求你从五十年的视角看待当下，当项目忙起来之后还是可能会忘记。眼前的利益和目标会被过度地看重。当很在意一个事情的时候，谁都可能钻进小巷子出不来。

小技巧是能够设置一个闹钟，每周提醒你一次。或者寻找一个项目之外的朋友，定期地提醒你。寻找一个能够给你在团队管理和技术上指导的人会很有帮助。

每天都有面对面接触

Scrum管理是一个好东西，可以尝试。我只是用其中最基础的部分，每天十点或者下午四点半有一次小组集体站会。同时，每周作为一个冲刺周期（标准是两周个Sprint，我的项目一周一次更合适，根据你自己的情况来）。

XP和Scrum随着发展越来越重量级，一开始最好不要引入那些附加的管理方法。避免方法学崇拜。

用GTD管理自己的工作

GTD（Get Things Done）这个概念很合适做一些事务性的工作。GTD方法的核心思想很简洁，值得尝试一下。

比较简单的方法是先从下载一个邮件客户端开始。

使用邮件客户端

使用一个邮件客户端，而不是直接使用网页版邮件系统。

推荐使用thunderbird作为邮件客户端，最大的好处是所有的邮件账户设置是跨平台的，可以通过复制和拷贝用户profile文件夹在多个系统或新系统中快速配置起来。

使用IMAP而非POP3

使用IMAP方式收取，这样可以让你保持所有的客户端都看到同样的内容。

使用GTD方式管理自己的邮件，在邮箱里按照GTD的方式创建几个文件夹，将邮件作为任务管理的一种方式。

使用最简单的todolist和日程提醒跟踪工具

事情刚开始多的时候，开始需要使用todolist来记录自己的待办事项，使用工具管理自己的会议等。

作为技术人员出身很容易就跑偏，开始钻研起来什么工具或者软件好用。todolist的应用至少有上百个，手机上的todo类软件更是一大把。我每隔一段时间就会沉迷于在各种效率软件的对比中。最后的结论就是最有效率的工具还是最简单的，避免分心。

我使用过的最有效的工具是一张A4纸，在纸上逐条写下今天或者未来一两天需要的事情。当一天结束，把没有完成的事情，重新拿一张A4纸，抄上。

日程提醒的最重要的点跟todolist一样：不管多小，随手记下来。

日程提醒使用你的手机上自带的工具就可以。成千上百的app，功能你多半用不上。重要的是随手需要提醒的事情记录下来。手机可以保证你能听得到提醒——事实上可能是最不容易漏掉提醒的工具。

及时给你的组员反馈

不管是对领导、客户、还是自己的组员，反馈都很重要。如果组员参与撰写了报告，报告结果之后需要你及时给组员说明报告的反响或者改进意见。

对下的反馈经常被忽略，我经常看到一个管理者突然把同事/下属们召集起来，要求一起完成一项工作。当工作完成，汇总给他（她）之后，管理者就消失了。而同事/下属如果没有得到自己工作成果的反馈和评价，会潜移默化的失去热情。

主动找你的上司获取反馈

如果你处在产出的提供方而不是汇总收集方，你可能就是那个逐渐失去工作热情的同事。主动去问，并将反馈传递给对你负责的同事。

注意这可能让你的上司不高兴。因为你的上司可能意识到他（她）自己在这点上做得不足。那就问得温柔一点 :)

小结

以上是我日常使用的一些技巧。如果你在日常工作中有更多的技巧可以分享，欢迎提交PR。